Henkilötietojen käsittely ja rekisteriselosteet

Tietosuojaselosteemme ja sinun henkilötietosi

Käsittelemme henkilötietoja tietosuojasäännösten, muun lainsäädännön ja tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti. Me käymme käytäntöjämme säännöllisesti läpi ja päivitämme muutokset tälle nettisivulle.

Meidän mielestämme yksityisyys on tärkeä asia

Sinä annat käyttöömme paljon tietoja käyttäessäsi palveluitamme tai ollessasi meihin yhteydessä. Emme käytä tietoja pelkästään voidaksemme tarjota palveluita, vaan myös kehittääksemme jatkuvasti palveluitamme ja muokataksemme niistä juuri sinun tarpeisiisi sopivia.

Me haluamme olla läpinäkyviä

Uskomme selkeyteen ja avoimuuteen henkilötietojesi keräämisessä ja käyttämisessä. Olemme keränneet tähän Tietosuojaselosteeseen tietoa siitä, miten ja milloin käytämme henkilötietojasi.

Me pidämme huolta tiedoistasi

Kun puhumme henkilötiedoista, tarkoitamme mitä tahansa tietoa, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää sinuun.

Teemme parhaamme turvataksemme sinun yksityisyytesi hyvällä tietojen hallinnalla sekä huolellisella henkilötietojen käsittelyllä.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Se mitä henkilötietoja kulloinkin keräämme, riippuu jokaisesta asiakassuhteesta ja/tai kyseessä olevasta vakuutustuotteesta.

Älä huolestu – meillä ei ole hallussamme kaikkea alla lueteltua tietoa sinusta, nämä ovat vain esimerkkejä helpottamaan sinua ymmärtämään, millaisia tietoja keräämme:

Yleiset tiedot

Keräämme yleisiä tietoja tunnistaaksemme sinut asiakkaana, palvellaksemme sinua paremmin eri asiointikanavissa, kommunikoidaksemme kanssasi tai tehdäksemme erilaisia toimia kuten maksaaksemme korvauksen sinulle.

Henkilötiedot

Esim. nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite), perhetiedot, syntymäaika, työnantaja, markkinointiluvat.

Tiedot henkilöllisyyden todentamisasiakirjasta

Esim., ajokortin, passin tai muun henkilökortin numero.

Pankki- ja tilitiedot

Esim. tilinumero, luottotiedot ja muut pankkitiedot.

Vakuutus- ja vahinkotiedot

Vakuutus- ja vahinkotietoja kerätään vakuutussopimuksen tekemiseksi (esim. tarvitsemme kiinteistön tiedot vakuuttaaksemme talosi) tai vahinkoasian käsittelemiseksi (esim. keräämme arkaluontoisia terveydentilatietoja sinusta käsitelläksemme henkilövahinkosi).

Kiinteistötiedot

Esim. sijainti, kiinteistön tyyppi, rakennustapa, kiinteistön ikä, varusteet ja laitteistot, turvallisuus ja valvonta, asukkaat, valokuvat;

Ajoneuvotiedot

Esim. rekisterinumero, ajoneuvon tyyppi- ja ominaisuustiedot, ajohistoria, bonustiedot, valokuvat;

Matkustustiedot

Esim. hotellivaraukset, lentoliput, tiedot matkoista ja muista tapahtumista;

Vahinkohistoria

Esim. aikaisempi vahinkohistoria;

Tiedot harrastuksista tai lemmikeistä

Esim. urheiluharrastukset, extremelajit sekä kilpaurheilu, koirat, hevoset tai muut eläimet

Arkaluontoiset tiedot

Terveydentilatiedot

Esim. aikaisempi tai nykyinen terveydentila, tiedot loukkaantumisista tai vammautumisista, tehdyt lääketieteelliset toimenpiteet ja annettu hoito, lääkereseptit, raskaus, kuvantamistiedot;

Oikeudelliset prosessit, petokset ja rikostausta

Esim. tiedot sinuun liittyvistä oikeudellisista prosesseista, petoksista tai rikoksista. Nämä voivat liittyä esimerkiksi vastuuvahinkoihin tai henkilövahinkoihin, jotka ovat aiheutuneet rikoksesta. Keräämme myös tietoja rahanpesun torjuntaan liittyen;

Ammattiliiton jäsenyys

Esim. tieto siitä, kuulutko ammattiliittoon, joka tarjoaa sinulle vakuutuksen

Muut

Puhelu- ja videonauhoitteet

Esim. tallenteet puheluista ja videoista edustajiemme kanssa;

Asiakasyhteydenotot

Esim. sähköpostit, chatit, yhteydenpitohistoria

Tiedot sosiaalisesta mediasta

Esim. julkiset tiedot sosiaalisessa mediassa (esim. asiakaspalautteet Facebookin kautta);

Mistä keräämme henkilötietojasi?

Keräämme tietoja sinusta eri lähteistä riippuen siitä, mistä syystä asioimme kanssasi.

Suoraan sinulta tai vakuutuksenottajalta

Esimerkki: Pyydämme tietoja, kun ostat vakuutusta tai teet vahinkoilmoitusta.

Palveluidemme tai nettisivujemme kautta saadut tiedot sekä julkiset tiedot sosiaalisessa mediassa

Esimerkki: Käytämme evästeitä nettisivuillamme, jotka ovat tärkeitä kokemuksesi optimoimiseksi. Lue lisää evästeiden käytöstä.

Suoraan työnantajaltasi, liitolta tai muulta järjestöltä

Esimerkki: Lista tietyllä vakuutuksella vakuutetuista työntekijöistä tai vahvistus liittojäsenyydestäsi voidaan saada työnantajaltasi tai liitoltasi.

Suoraan yhteistyökumppanilta, hoitolaitokselta, toiselta vakuutuksenantajalta, poliisilta tai muulta viranomaiselta

Esimerkki: Törmäysvahingossa Ifillä vakuutettu asiakas voi olla vastuussa törmäyksestä ja toinen vakuutusyhtiö ilmoittaa meille, että If on korvausvastuussa heidän asiakkaansa henkilövahingosta. Törmäystilanteissa saatamme saada vahingoittuneen yhteystiedot toiselta vakuutusyhtiöltä, raportin poliisilta, auton korjaustiedot korjaamolta ja vahingoittuneen terveydentilatiedot terveydenhuollon tarjoajalta.

Viranomaisten, vakuutuksenantajien tai muiden ulkoisten tahojen ylläpitämät rekisterit

Esimerkki: Varmistamme tietoja sinun ajoneuvostasi julkisista rekistereistä.

Miten käytämme henkilötietojasi?

Käytämme henkilötietoja lähes kaikessa mitä teemme, koska se mahdollistaa parhaan mahdollisen palvelun tarjoamisen. Tästä voit lukea erilaisista tavoistamme käyttää henkilötietojasi.

Vakuutusten myynti ja hallinnointi

Tarvitsemme tietoa tarjotaksemme sinulle vakuutuksia ja määritelläksemme sinulle tyypilliset riskit. Käsittelemme tietoja tarjotaksemme sinulle vakuutuksen hintaan, joka perustuu sinun riskeihisi, määritelläksemme oikeat vakuutusmäärät ja juuri sinulle sopivan turvatason. Käytämme tietoja myös vakuutusten hallinnointiin ja palveluiden tarjoamiseen;

Vahinkoasioiden käsittely

Käytämme henkilötietojasi käsitelläksemme vakuutustapahtumia tai muita vaatimuksia;

Asiakkuutesi hoitaminen

Käsittelemme henkilötietoja tunnistaaksemme sinut asiakkaana, kommunikoidaksemme kanssasi ja lähettääksemme sinulle viestejä palveluistamme;

Yhteistyökumppaneidemme tarjoamat palvelut

Käsittelemme henkilötietojasi myös tarjotaksemme sinulle vakuutuksiisi liittyviä lisäpalveluita Ifin yhteistyökumppaneilta;

Liiketoimintamme kehittäminen

Käsittelemme henkilötietojasi kehittääksemme liiketoimintaamme sekä tuotteitamme ja tehdäksemme markkinointitutkimuksia ja -analyysejä, mukaan lukien asiakastyytyväisyyskyselyitä;

Markkinointi

Me keräämme ja analysoimme henkilötietoja, kuten sinun käyttäytymistäsi internetissä tai sinun sijaintiasi, lähettääksemme vakuutustarjouksia tai muita viestejä jotka saatat kokea hyödyllisiksi.

Vakuutustutkinta ja rahanpesun ehkäiseminen

Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen tai selvittämiseen sekä näihin liittyvän rikoksen tai esirikoksen tutkintaan saattamista varten.

Viranomaisille raportointi

Käsittelemme henkilötietoja toimiaksemme lakien ja velvoitteiden mukaisesti sekä vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

Tilastointi

Käytämme henkilötietoja tilastojen tekemiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi aina jollain seuraavista lainmukaisista perusteista:

  • Käsittely on tarpeen joko vakuutussopimuksen tekemiseksi tai täytäntöön panemiseksi;
  • Sinä olet antanut meille suostumuksen käsitellä tietojasi. Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus, jolloin tietoja ei enää jatkossa käsitellä niihin tarkoituksiin, jota suostumuksesi koski.
  • Käsittely on tarpeen meidän tai kolmansien osapuolien oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jossa käsittelemme tietojasi estääksemme petoksen tai kohdentaaksemme sinulle suoramarkkinointia tai ylläpitääksemme tietojärjestelmiemme turvallisuutta;
  • Käsittely on tarpeen suojellaksemme sinun tai toisen henkilön elintärkeää etua;
  • Käsittely on tarpeen noudattaaksemme meitä koskevia lakisääteisiä velvollisuuksia tai käsitellessämme lakisääteisiin vakuutuksiin liittyviä vahinko- tai vakuutusasioita.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Automatisoitu päätöksenteko tarkoittaa, että päätös tehdään ilman ihmisen osallistumista päätöksentekoon. Automatisoitu päätöksenteko on sallittu vakuutusyhtiölainsäädännössä. Käytämme menetelmää alla kuvatuissa tilanteissa. Kerromme kussakin palvelussa erikseen, mikäli automatisoitu päätöksenteko on käytössä ko. palvelussa.

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen käyttämistä siten, että sillä voidaan analysoimalla henkilön henkilökohtaisia ominaisuuksia, käyttäytymistä ja mieltymyksiä ennustaa hänen mahdollista tulevaa käyttäytymistään ja kiinnostuksen kohteitaan.

Vahinkoasioiden käsittely

Käytämme automatisoitua päätöksentekoa vahinkoasioiden käsittelyssä osana nettivahinkopalveluamme ja muuta vahinkoasioiden hoitoa. Automatisoidut päätökset pohjautuvat meille annettuihin tietoihin ja niitä voidaan hyödyntää esimerkiksi laskeaksemme automaattisesti vakuutuskorvauksen määrän.

Vakuutusten myyntiprosessi

Käytämme automatisoitua päätöksentekoa vakuutustemme myyntiprosessissa osana verkkokauppaamme ja muita myyntikanaviamme. Päätökset perustuvat meille annettuihin tietoihin, kuten ajoneuvon malliin, vahinkohistoriaan, ikään, asuinalueeseen tai muihin tekijöihin, joiden perusteella järjestelmämme laskevat automaattisesti hinnan.

Suoramarkkinointi

Käytämme profilointia lähettääksemme markkinointiviestejä, joiden uskomme olevan sinulle sopivia ja vältämme lähettämästä epäolennaisia viestejä. Sinulla on oikeus kieltäytyä profiloinnista liittyen suoramarkkinointiin ottamalla yhteyttä Ifiin. Yhteystiedot löytyvät alempana sivulta kohdasta Yhteystiedot ja yhteydenotot.

Tietojen säilyttäminen ja turvallisuus

Me turvaamme yksityisyytesi hyvällä tietojen hallinnalla ja huolellisella henkilötietojen käsittelyllä. Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen Tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin, ellei pidempää säilytysaikaa vaadita tai sallita laissa.

Henkilötietojesi säilyttämisaika riippuu mahdollisen vakuutuskorvausvaatimuksen esittämiseen vaikuttavasta lainsäädännöstä, kirjanpitolaista sekä muista tekijöistä. Jos henkilötietojesi säilyttäminen ei ole meille välttämätöntä, voit pyytää meitä poistamaan tiedot. Tarpeettomat tai epäolennaiset henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Käytämme aina asianmukaisia teknisiä, fyysisiä, oikeudellisia sekä organisatorisia toimenpiteitä, jotka ovat yksityisyyteen ja tietoturvallisuuteen liittyvän lainsäädännön mukaisia. Kaikki palveluntuottajat, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, valitaan huolellisesti ja ovat velvollisia käyttämään asianmukaisia toimia suojellakseen luottamuksellisuutta sekä henkilötietojesi turvallisuutta.

Henkilötietojesi luovuttaminen kolmansille osapuolille

Vakuutusyhtiönä meitä sitoo laissa säädetty salassapitovelvollisuus kaikkien asiakas- ja henkilötietojen osalta. Emme luovuta tietoja sivullisille ilman asiakkaan suostumusta, ellei tietojen luovuttaminen perustu lain säännökseen. Tällaiseksi tietojen luovuttamiseksi ei katsota tilannetta, jossa käytämme palveluntuottajia, joiden kanssa meillä on sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Riippuen vakuutustuotteesta ja annetun tiedon luonteesta, henkilötietosi voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville tahoille:

Pankki- tai leasingyhtiö jos kyseinen taho on edunsaajana vakuutuskirjassa – tiedot vakuutuksen tilasta sekä mahdollisista vahinkoasioista voidaan jakaa;

Yhteistyökumppani vahinkoasiassa kuten esimerkiksi hinausliike – tiedot vakuutuksen voimassaolosta sekä vahinkotiedot voidaan jakaa siinä laajuudessa kuin on tarpeen vahinkoasian hoitamiseksi;

Liikennevakuutuskeskus ja muut vakuutuskeskukset – rekisteröimme tietoja lakisääteisistä liikennevastuuvakuutuksista sekä raportoiduista liikennevahinkoasioista;

Muut vakuutuksenantajat – luovutamme tietoja toisille vakuutuksentarjoajille, jos on tarpeen vahinkoasian selvittämiseksi tai jälleenvakuutuksen järjestämiseksi;

Viranomaiset – voimme olla velvollisia jakamaan henkilötietojasi viranomaisille tai kolmansille osapuolille, jos laki tai sopimuksen täytäntöön paneminen niin vaatii;

Henkilötietojesi kansainvälinen siirtäminen

Sinun henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti vain Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen alueella. Liiketoimintamme kansainvälisen luonteen sekä teknologisten ratkaisujen vuoksi tietyissä tilanteissa saatamme siirtää henkilötietojasi osapuolille, jotka ovat sijoittautuneet kolmansiin maihin. Saatamme esimerkiksi siirtää henkilötietoja tietojenkäsittelijöille, jotka tarjoavat pilvipalveluita Yhdysvalloissa. Kaikki siirrot tehdään tällaisia kansainvälisiä tietojen siirtoja koskevia yksityisyydensuojasäännöksiä noudattaen.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi

Sinulla on alla tarkemmin kuvatulla tavalla oikeus mm. tarkastaa henkilörekistereissämme olevat tietosi, vaatia virheellisten tietojen korjaamista ja kieltää tarpeettomien tietojen käsittelyn. Ifillä voi kuitenkin olla lakisääteisiä velvollisuuksia tietojen säilyttämiseen, ja velvollisuus käsitellä henkilötietojasi tai säilyttää henkilötietojasi vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.

Voit käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä Omat sivut -verkkopalvelussamme tai jäljempänä kohdassa Yhteydenotot selostetulla tavalla. Vastaamme oikeuksiesi käyttämistä koskevaan pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Poikkeustilanteissa voimme lainsäädännön sallimalla tavalla jatkaa määräaikaa kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Mikäli henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös tiedoista ja tarkastaa tietosi. Voit milloin tahansa itse helposti tarkastaa, millaisia tietoja meillä on sinusta tutustumalla tietoihisi Ifin Omat sivut -verkkopalvelussamme. Vakuutus- ja rahoitusalaa koskevan erityislainsäädännön (esimerkiksi laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä) sisältämät salassapitovelvoitteet voivat rajoittaa tiedonsaantioikeutesi käyttöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset henkilötiedot sekä täydentämään mahdolliset puutteelliset tiedot. Ifin Omat sivut -verkkopalvelussa voit myös itse päivittää tietojasi.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi ja peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisia tilanteita ovat mm. se, että emme enää tarvitse henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin tai että perut suostumuksesi, joka on ollut edellytys henkilötietojesi käsittelylle.

Tietojasi ei voida poistaa silloin, kun henkilötietojasi käsitellään lakisääteisiin vakuutuksiin, kuten liikenne- ja työtapaturmavakuutukseen liittyen tai jos niiden säilyttäminen perustuu lain säännökseen. Tietojasi ei voida poistaa myöskään silloin, jos ne ovat tarpeellisia oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai tällaiseen vaatimukseen vastaamiseksi. Tuhoamme tietosi ilman eri pyyntöä, kun meillä ei ole enää perustetta käsitellä henkilötietojasi.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske lakisääteisiin vakuutuksiin liittyvää henkilötietojen käsittelyä, eikä tilanteita, joissa käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu Ifin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä henkilötiedoillasi suoritettavaa profilointia. Voit myös antaa meille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Sähköpostimarkkinointilupaa voit hallinnoida Omat sivut -verkkopalvelussa. Muita kieltoja ja lupia voit hallinnoida ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä kohdassa Yhteydenotot selostetulla tavalla.

Oikeus tehdä valitus

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

Yhteystiedot ja yhteydenotot

Ifin tietosuojavastaavaan ja hänen tiimiinsä voit olla yhteydessä sähköpostitse dpo@if.se.

Kun haluat tarkastaa tai siirtää henkilötietojasi, tai sinulla on tietoihisi liittyviä kysymyksiä, tulosta ja allekirjoita henkilötietojen tarkastuspyyntölomake ja lähetä se sähköpostitse osoitteeseen rekisteriselosteet@if.fi tai lähetä allekirjoitettu lomake postitse osoitteella

If Vahinkovakuutus Oyj, Suomen sivuliike
Henkilörekisteriasiat
PL 2023
20025 IF

Muissa asioissa voit asioida Omilla sivuilla tai ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme.

Rekisteriselosteet