Tallenteiden käyttötarkoitukset ja oikeudellinen peruste
Nauhoitamme kaikki saapuvat ja suurimman osan soittamistamme puheluista. Jos soittamamme puhelu nauhoitetaan, sinulle kerrotaan asiasta joko puhelun alussa tai etukäteen tekstiviestillä. Jos soitat vakuutusedustajallemme, joka toimii itsenäisenä yrittäjänä, puhelua ei välttämättä nauhoiteta.
Se, miten käytämme puhelutallennetta, riippuu tekemistäsi suostumusvalinnoista alla kuvatulla tavalla.
Kaikkia puhelutallenteita voidaan käyttää varmentamaan, mitä puhelun aikana sovittiin tai mitä sinulle luvattiin. Tämä on tärkeää, koska näillä keskusteluilla voi olla merkittävä vaikutus asiakkaidemme ja heidän oikeusturvansa kannalta. Vakuutusyhtiönä meidän täytyy myös lain mukaan varmistaa, että puhelun aikana annetaan tietyt tiedot, ja puhelutallenteita voidaan käyttää varmistamaan, että lain vaatimukset on täytetty. Toisinaan tallenteita voidaan käyttää myös riidanratkaisun ja vakuutuspetosten selvittämisen tukena. Voimme käyttää puhelutallenteita myös varmistaaksemme, että asiakaspalvelumme täyttää vakuutusyhtiöille asetetut laatuvaatimukset sekä kouluttaaksemme henkilökuntaamme täyttämään nämä vaatimukset. Esimerkiksi, esihenkilö ja asiakaspalvelija voivat kuunnella myyntipuhelun varmistaakseen, että kaikki lain edellyttämä tieto annettiin asiakkaalle. Kun puhelutallennetta käytetään edellä kuvattuihin tarkoituksiin, käsittelyperusteemme on oikeutettu etu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Saatamme lisäksi pyytää suostumustasi sille, että puhelutallennetta käytetään palvelumme laadun parantamiseen. Jos et anna suostumustasi tai peruutat suostumuksesi, puhelutallennetta ei käytetä tähän tarkoitukseen. Jos annat suostumuksesi tähän käyttötarkoitukseen, voimme analysoida puhelua tarkemmin ymmärtääksemme, miten voisimme parantaa toimintaamme. Voimme esimerkiksi kerätä puheluiden aikana usein kysyttyjä kysymyksiä ja analysoida, miten voisimme tiedottaa asiakkaitamme paremmin kyseisestä aiheesta. Voimme tällöin myös käyttää puheluita yleisemmällä tasolla henkilöstömme kouluttamiseen. Esimerkiksi, esihenkilö voi kuunnella puhelutallenteen ja antaa asiakaspalvelijalle neuvoja siitä, miten asiakasta voi palvella tehokkaammin. Kun puhelutallennetta käytetään palvelumme laadun parantamiseen, käsittelyperusteemme on suostumus (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
Jos haluat peruuttaa meille antamasi suostumuksen
Voit peruuttaa antamasi suostumuksen koska tahansa, ja tämän jälkeen emme enää käytä puhelutallennetta sellaisiin käyttötarkoituksiin, jotka edellyttävät suostumusta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyn laillisuuteen sikäli, kun käsittely tapahtui ennen kuin suostumus peruutettiin. Voimme edelleen käsitellä puhelutallennetta niihin yllä kuvattuihin käyttötarkoituksiin, jotka eivät ole riippuvaisia suostumuksesta.
Voit peruuttaa suostumuksesi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen rekisteriselosteet@if.fi.
Tietojen säilytysaika
Puhelut tallennetaan äänitiedostona ja/tai tekstimuotoon muutettuna (litterointi).
Kaikki äänitiedostot ja litteroidut tallenteet poistetaan kolmen vuoden kuluttua, ellei vireillä ole vaatimusta, riita-asiaa tai vastaavaa olosuhdetta, jonka vuoksi tietoja on säilytettävä pidempään.
Jos olet antanut suostumuksesi sille, että puhelutallennetta voidaan käyttää palvelumme laadun parantamiseen, käytämme äänitiedostoa tähän tarkoitukseen korkeintaan yhden vuoden ajan. Jotta voimme analysoida pitkän aikavälin suuntauksia, voimme käyttää litteroitua tallennetta enintään kolmen vuoden ajan, jonka jälkeen litteroitu tallenne poistetaan. Sinua koskevat henkilökohtaiset tiedot kuten nimesi, henkilötunnuksesi, vakuutusnumerosi ja yhteystietosi peitetään litteroidusta tallenteesta.