If vähentää työmatkoja ja asettaa uudet matkustustavoitteet vuodelle 2022
Olemme asettaneet vuodelle 2022 tavoitteeksi vähentää matkustamisen puoleen vuoteen 2019 verrattuna.
- Haluamme matkustaa ja järjestää tapaamisia tiedostavammin, lausuu Ifin Business Meeting Manager Magnus Hagström.
Tämä artikkeli on osa Ifin vuoden 2021 vastuullisuusraporttia.
Vuonna 2019 Ifissä tehtiin yhteensä noin 17 000 lentoa työasioissa. Maaliskuussa 2020 iskenyt pandemia hyydytti matkailun, ja työmatkat vähenivät yli 75 prosentilla. If on päättänyt olla palaamatta pandemiaa edeltävään normaaliin, vaikka matkustaminen taas olisikin mahdollista.
- Tavoitteenamme on vähentää matkustamista 50 prosentilla vuonna 2022 verrattuna vuoteen 2019. Tämä tavoite on asetettu tiiviissä yhteistyössä kaikkien liiketoiminta-alueidemme kanssa. Matkustamisen vähentäminen tukee vastuullisuudelle asetettuja tavoitteitamme, mutta auttaa toki myös säästämään kustannuksia merkityksellisellä tavalla, Magnus uskoo.
Kohti kestävää ja välittävää kokouskulttuuria
Matkustustavoitetta tukemaan ifläisille on valmisteltu myös uusia ohjeita tapaamisten järjestämiseen. Tapaamisohjeiden tarkoitus on auttaa työntekijöitä päättämään, milloin kannattaa matkustaa ja milloin ei. Se sisältää yleisiä vinkkejä hyvien kokousten pitämiseen ja auttaa selvittämään, kannattaako kokous järjestää etäyhteyden kautta vai kasvokkain.
“Pandemian aikana olemme osoittaneet, että voimme hoitaa liiketoimintaamme myös ilman matkustamista. Näiden oppien avulla voimme jatkossa vähentää matkustamista ja tehdä samalla hyvää ympäristölle, Ifille sekä itsellemme ja läheisillemme. Toistuvista työmatkoista aiheutuvat pidemmät työpäivät vähenevät, jolloin vapaa-aikaa jää enemmän ja myös stressi vähentyy”, toteaa Astrid Holm, Head of Nordic HR.
Etäkokoukset ovat nykyisin Ifin suosima vaihtoehto matkustamiselle. Uuden kulttuurin ja työskentelytapojen tukemiseksi If tekee jatkuvia parannuksia toimitiloissaan ja on varustanut uusia tiloja laitteilla Teams-kokouksia varten.
– Olemme integroineet Teamsin videoratkaisuumme ja asentaneet Teams-laitteita noin 150 kokoushuoneeseen Pohjoismaiden alueella digitaalisten tapaamisten mahdollistamiseksi, Magnus Hagström kertoo.
Työntekijän velvollisuus on varmistaa, että matkoissa noudatetaan matkustusohjeita.
Matkustusohjeet lyhyesti
- Kun harkitset, pitäisikö tapaaminen järjestää fyysisesti, Teamsissä vai hybridinä, pohdi tapaamisen tarkoitusta.
- Teams on paras ratkaisu, jos tapaamisen pääasiallisella tarkoituksella on sovittu asialista ja se koostuu tilannekatsauksesta, tiedonjaosta, esittelyistä, liiketoiminnan seurannasta jne.
- Fyysinen tapaaminen sopii parhaiten, jos tapaamisen pääasiallinen tarkoitus on suhteiden ja kulttuurin muodostaminen. Kasvotusten järjestettävistä tapaamisista saadaan mahdollisuuksia tutustumiseen ja yhteyksien luontiin, yhteistyöhön ja innovointiin sekä luottamuksen ja suhteiden rakentamiseen, niin yksilötasolla kuin tiimin sisälläkin.
- Hybridikokous on vaihtoehto Teams-tapaamisille – siinä osa osallistujista on läsnä kokoushuoneessa / paikan päällä, kun taas toiset osallistuvat virtuaalisesti Teamsin kautta, ja tapaamisen päätarkoitus on sen sisältö. Hybridikokouksessa tulisi pyrkiä tarjoamaan hyvin samanlainen kokemus niin live- kuin virtuaaliosallistujille.