August Ramsayn säätiö sr. tietosuojaseloste
Yleistä
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja rekisteröidylle ja valvovalle viranomaiselle.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjänä on August Ramsayn säätiö sr (y-tunnus: 0306098-1)
c/o If Vahinkovakuutus Oyj, Suomen sivuliike
Keilasatama 2
02150 Espoo
sähköposti: AugustRamsayn.saatio@if.fi
Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
August Ramsayn säätiön toiminnan tarkoituksena on jakaa apurahoja, myöntää stipendejä, kunniakirjoja sekä tunnustusplaketteja säätiön tarkoituksen mukaisesti.
Apurahojen hakeminen ja myöntäminen edellyttää apurahanhakijoiden ja –saajien henkilötietojen käsittelyä. Tietojen avulla tehdään apurahapäätökset, maksetaan myönnetyt apurahat, tehdään lakisääteiset apurahailmoitukset veroviranomaiselle sekä tilastoidaan tietoja August Ramsayn säätiön historiatietoja varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on jokin seuraavista käsittelytilanteesta riippuen:
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Käsittely perustuu sopimukseen silloin, kun säätiö käsittelee apuraha- tai stipendihakemuksia.
- rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjä julkaisee apurahan saajien nimet verkkosivuillaan oman toimintansa avoimuuden lisäämiseksi ja apurahojen myöntämisestä tiedottamiseksi tai käsitellessään apurahan hakijan suosittelijan
yhteystietoja apurahan myöntämisperusteita arvioitaessa. Kolmannen osapuolen oikeutettu etu voi tulla kysymykseen silloin, kun tietoja käsitellään kunniaplaketin myöntämiseksi kolmannelle osapuolelle.
- lakisääteisten velvoitteen noudattamiseksi, esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjä luovuttaa tiedot apurahan saajista veroviranomaiselle sille laissa säädettyjen velvollisuuksien mukaisesti.
Henkilötietoryhmät
Apurahanhakijan tiedot: Nimi, suoritettava tutkinto, oppilaitos, syntymäaika, kotipaikka, asiointikieli, yhteystiedot, hakijan ohjaajan ja työryhmän yhteystiedot, tieteenala, apurahalaji, tutkimusalue ja – paikka, käyttötarkoitus, tutkimussuunnitelma, kustannusarvio, muut apurahat, CV.
Lausunnonantajan/suosittelijan tiedot: Nimi, asema ja yhteystiedot.
Apurahansaajan tiedot: Edellisten tietojen lisäksi henkilötunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan maksamista koskevat tiedot, apurahalla tehdyn tutkimuksen päätulokset ja julkaisut
sekä apurahan käyttö. Tutkielman ohjaajan tiedot: Nimi, asema ja yhteystiedot.
Tietolähteet
Pääasiallisesti tiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä (apurahan hakija). Tiedot voidaan stipendin tai kunniakirjan myöntämisen tapauksessa kerätä suoraan organisaatiolta, joka ehdottaa stipendin saajaa. Myös tuossa tapauksessa keräämme osan tiedoista suoraan rekisteröidyltä.
Säätiön ulkopuolisen lausunnonantajan/suosittelijan tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta. Säätiön internetsivulla tapahtuvasta eväisteiden käytöstä voit lukea lisää täältä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan veroviranomaisille vuosi-ilmoituksina siten kuin lain säädökset vaativat.
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.
Apurahansaajien nimi, oppiarvo, apurahan suuruus, myöntöpäivä ja käyttötarkoitus julkaistaan. August Ramsayn säätiön vuosikertomuksessa sekä voidaan julkaista säätiön kotisivuilla.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot
Henkilötietoja ei pääasiallisesti luovuteta kolmasiin maihin tai kansainvälisille järjestöille. Teknologisten ratkaisujen vuoksi tietoja saatetaan kuitenkin siirtää tietyissä tilanteissa osapuolille, jotka ovat sijoittautuneet kolmansiin maihin. Henkilötietoja saatetaan esimerkiksi
siirtää tietojenkäsittelijöille, jotka tarjoavat pilvipalveluita Yhdysvalloissa. Kaikki siirrot tehdään tällaisia kansainvälisiä tietojen siirtoja koskevia yksityisyydensuojasäännöksiä noudattaen.
Henkilötietojen säilytysaika
Myönnetyt apurahat ja niihin liittyvät apurahahakemukset säilytetään vähintään kymmenen vuotta. Tämän jälkeen apurahan henkilötiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan säätiön poistosääntöjen mukaisesti. Jollei apurahaa myönnetä, rekisterinpitäjä poistaa apurahahakemuksen vuoden sisällä siitä kun apurahapäätös on tehty.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä hänestä on rekisteröity August Ramsayn säätiössä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan, ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä.
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus halutessaan tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli tämä katsoo, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.
Rekisterin suojaus
August Ramsayn säätiö käyttää aina asianmukaisia teknisiä, fyysisiä, oikeudellisia sekä organisatorisia toimenpiteitä, jotka ovat yksityisyyteen ja tietoturvallisuuteen liittyvän lainsäädännön mukaisia. Kaikki palveluntuottajat, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, valitaan huolellisesti ja ovat velvollisia käyttämään asianmukaisia toimia suojellakseen luottamuksellisuutta sekä henkilötietojesi turvallisuutta.