Syften och rättslig grund för inspelningar
Vi spelar in alla inkommande och de flesta av de utgående samtalen. Om ett utgående samtal spelas in informeras du om det antingen i början av samtalet eller i förväg via SMS. När du ringer vår oberoende agent som agerar som företagare kanske samtalet inte spelas in.
Hur vi kan använda inspelningarna beror på vad för samtyckesval du har gjort, som förklaras närmare nedan.
Alla inspelningar kan användas för att kontrollera vad som överenskommits eller vad som utlovats dig under ett samtal. Detta är viktigt eftersom dessa diskussioner kan ha stor inverkan på våra kunder och deras rättigheter. Som försäkringsbolag måste vi också enligt lag se till att viss information lämnas under samtalen. Inspelningarna kan därför användas för att kontrollera att dessa krav uppfylls. Ibland kan inspelningarna också användas för konfliktlösning och för att upptäcka försäkringsbedrägerier. Dessutom kan inspelningarna användas för att säkerställa att vår kundtjänst uppfyller de kvalitetsstandarder som gäller för försäkringsbolag och för att utbilda vår personal i hur de ska fullgöra sitt ansvar. Till exempel kan en chef och en agent lyssna på ett säljsamtal för att säkerställa att all information som krävs enligt lag har getts till kunden. När en samtalsinspelning används för dessa dokumentationsändamål är vår rättsliga grund för behandlingen berättigat intresse (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen).
Vi kan be om ditt samtycke till att använda inspelningen för att förbättra kvalitén på vår service. Om du inte ger ditt samtycke eller om du återkallar ditt samtycke kommer inspelningen inte att användas för detta ändamål. Om du ger ditt samtycke för detta ändamål kan vi analysera samtalet ytterligare för att ta reda på hur vi kan förbättra vår verksamhet. Vi kan till exempel leta efter frågor som ofta ställs under samtal och analysera hur vi bättre kan informera våra kunder om dessa ämnen. Dessutom kan vi använda inspelningarna mer generellt för att utbilda vår personal. Till exempel kan en arbetsledare lyssna på inspelningen och instruera agenten om hur man servar kunden mer effektivt. När en samtalsinspelning används för dessa ändamål är vår rättsliga grund för behandlingen samtycke (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen).
Om du vill återkalla ett samtycke som du har lämnat till oss
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Om du gör det kommer vi inte längre att använda inspelningen för ändamål som kräver samtycke. Ditt återkallande kommer inte att påverka lagligheten av den behandling som utfördes innan samtycket återkallades. Vidare kan vi fortfarande behandla inspelningen för de ändamål som inte är föremål för samtycke, som förklarats ovan.
Du kan återkalla ditt samtycke genom att skriva till rekisteriselosteet@if.fi.
Lagringstid
Samtalen lagras i ljudformat och/eller som skriftliga transkriberingar.
Alla ljudinspelningar och transkriberingar raderas efter tre år, såvida det inte finns ett pågående anspråk, tvist eller liknande som medför att informationen behövs under en längre tid.
Om du har gett ditt samtycke till att använda inspelningen för att förbättra kvalitén på vår service kommer vi att fortsätta att använda ljudinspelningen för detta ändamål i upp till ett år. För att analysera långsiktiga trender (till exempel ämnen som kommer upp i samtalen) kan vi fortsätta att använda transkriberingar av samtalen i upp till tre år, varefter transkriberingen raderas. Dina personuppgifter som ditt namn, personnummer, försäkringsnummer och kontaktuppgifter maskeras från transkriberingar.